Olá, caro aluno, nesta aula vamos aprender sobre o gerenciamento de projetos, qual a sua importância para o andamento eficiente das startups.
É uma área da administração que serve para aplicar os conhecimentos, as habilidades e as técnicas para o bom andamento dos objetivos definidos pela organização, sempre visando um prazo específico, com certo custo e qualidade e é realizado através da mobilização de recursos técnicos e humanos.
Com essa introdução, vamos partir para o conhecimento mais profundo do que vem a ser gerenciamento de projetos ou gestão de projetos ou gerência de projetos ou até mesmo administração de projetos.
Gerenciamento de projetos
Nos últimos anos, o gerenciamento de projetos teve um aumento expressivo de importância e reconhecimento, isso aconteceu devido a uma associação profissional sem fins lucrativos, fundada nos Estados Unidos, em 1969, o Instituto de Gerenciamento de Projetos, o PMI (Project Management Institute), que conta atualmente com meio milhão de membros em mais de 180 países.
A partir do PMI, foi criado o PMBOK (Project Management Body of Knowledge) que é uma espécie de guia baseado em processos, desenvolvido para atender às expectativas dos clientes e que deve ser utilizado durante todo o ciclo de vida dos projetos.
O PMI recomenda no guia de gestão de projetos dez áreas de conhecimento envolvidas nos processos e no gerenciamento de um projeto:
Escopo, Tempo, Custos e Qualidade
São áreas determinantes para alcançar o objetivo de um projeto, isto é, apresentar um resultado de acordo com o escopo, no prazo, no custo definido e com a qualidade desejada.
Recursos Humanos e Aquisições
São as matérias-primas para produzir o trabalho do projeto.
Comunicações, Partes Interessadas e Riscos
São componentes que devem ser acompanhados para manterem as expectativas e as incertezas controladas, garantindo, assim, que o projeto esteja no caminho certo.
Integração
Abrange a harmonia entre todas as áreas de conhecimento envolvidas no projeto.
Apesar dos vários processos, as startups precisam de um gerenciamento de projeto eficiente. Usando das metodologias adequadas, é possível ser mais inovador, diminuir custos, fazer um melhor uso do tempo, aumentar a produtividade, precaver –se de possíveis problemas e até aumentar as possibilidades para resolver problemas que aparecem no decorrer do projeto.
Um modelo de negócio inovador, escalável e com uma dinâmica própria não costuma ser compatível com o modelo tradicional de gerenciamento de projetos.
Nas startups, vemos o espírito empreendedor, frente a riscos e à agilidade, se contrapondo à prática de uma gestão de projetos, cheia de procedimentos, controle de prazos, processos e relatórios.
Para alguns, a agilidade de uma startup pode se opor à gestão de projetos, que pede processos bem definidos e práticas consideradas muito burocráticas para muitos empreendedores.
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REFLITA
É muito comum pensar que gestão de projetos é vantajosa somente para empresas estabelecidas. Ainda que a metodologia seja relacionada a projetos tradicionais, um gerenciamento de projetos eficaz traz benefícios para todos os empreendedores.
Gerenciamento de projetos para uma startup
Na rotina de uma startup, devido à grande quantidade de ideias, é normal “perder-se” no meio do caminho, porém, com métodos bem definidos de gestão, fica bem mais simples inovar.
Nas startups, o gerenciamento de projetos serve para certificar o sucesso de determinada iniciativa, dando a garantia de que ela atenda às condições estabelecidas no planejamento em relação a prazos, custos e melhorias.
O sucesso do projeto é estabelecido pela satisfação do cliente.
O gerenciamento de projetos aparece como uma resposta que capacita cada decisão do projeto para que ela seja baseada em estratégias eficazes e planejadas bem antes do início de sua execução.
Mesmo tendo um bom planejamento, muitas vezes os projetos não saem como foram planejados. Por isso, implantar o gerenciamento de projetos é tão fundamental, pois ajuda a prever possíveis problemas que possam surgir no projeto da startup.
O empreendedor ao utilizar a gestão de projetos pode antecipar qualquer interferência que possa influenciar em seus resultados, ou seja, não existindo uma gestão de projetos, não se sabe aonde o projeto pode chegar.
Empresas tradicionais x startups
Existe um costume de empresas tradicionais buscarem metodologias de gestão de projetos que já foram testadas e implantadas no mercado. Esse tipo de metodologia, na maioria das vezes, atende às características corporativas que necessitam de monitoramento e controle profundo, como, por exemplo, tempo e dinheiro.
A implantação de uma metodologia de gerenciamento em startup permite um caráter “testador”, viabilizando o teste em um modelo de negócio, obtendo o menor custo e esforço.
Cada startup caminha para criar sua própria maneira de gerenciar seu projeto, porém alguns fatores existem para serem adotados em qualquer tipo de metodologia. Há também uma diferença dentro da startup que é o uso de tecnologia na gestão de projetos. A inovação e a criatividade estão presentes no dia a dia das startups e, desta maneira, contribui para uma gestão mais qualificada e econômica, além de diminuir o custo quando implementamos a gestão com o uso de ferramentas tecnológicas, pois minimiza o tempo gasto com todo o processo.
Um bom exemplo do uso da tecnologia na gestão é a utilização dos softwares de gestão de projetos. Estes softwares possibilitam o planejamento e a organização de uma somatória de recursos, contribuindo para o desenvolvimento de estimativas de tempo.
Com o uso de software de gestão de projetos, é possível realizar reuniões curtas, garantindo rapidez de ajustes e determinando as atividades dentro de uma pequena equipe, ou seja, limitando o tempo de uma reunião, por exemplo, é possível ser mais objetivo e buscar as soluções do projeto de forma mais assertiva.
Benefícios do gerenciamento de projeto
As ferramentas que são criadas para um sistema de gerenciamento de projetos acabam auxiliando na rapidez de execução dos propósitos da startup por meio de metodologias ágeis, que ajudam na comunicação, transparência e eficiência. Os benefícios que a gestão de projetos traz acabam sendo atribuídos a todos os envolvidos no projeto, desde o gestor até o cliente. O quadro abaixo apresenta os benefícios do Gerenciamento de projetos.
Quadro 1 – Gerenciamento de Projetos em uma Startup
Fonte: elaborado pelo autor.
Aumento de Produtividade e Desempenho
O aumento de produtividade e desempenho se dá com a centralização de todas as informações pertinentes ao projeto, possibilitando o acompanhamento de uma maneira mais simples.
Os profissionais envolvidos com o projeto estarão alinhados contribuindo para o aumento da produtividade da startup.
Redução de Custos e Controle do Financeiro
Tendo como estimar os custos de cada fase do projeto antes de iniciá-lo, é possível administrar a lucratividade e evitar gastos desnecessários. Quando a startup possui um maior controle sobre o seu orçamento, fica mais fácil cuidar da saúde financeira de cada projeto e do retorno que trará para a empresa ou mesmo para o cliente.
Diminuição de Riscos
Os prejuízos são reduzidos em alguns projetos, pois todos estão expostos a possíveis problemas. O empreendedor se prepara para identificar os problemas, assim será mais simples antecipar soluções preventivas para que não seja prejudicado o andamento do projeto.
Nas situações em que a startup fica pivotando, o melhor é montar estratégias com objetivos de curto prazo, aliadas a uma boa gestão de projetos.
Mensuração de Resultados
As métricas são importantes, principalmente quando aliadas a uma ferramenta tecnológica. A mensuração de resultados fica mais precisa, além de identificar erros e acertos e também avaliar se a qualidade foi alcançada.
Ademais, permite aprimorar o modo de gestão e reverter um eventual fracasso.
Aumento da Agilidade
Garantir a diminuição do tempo gasto com atividades desnecessárias. Reunindo todas as informações pertinentes ao projeto em um único lugar, cria-se maior agilidade na hora de decidir sobre situações específicas.
Engajamento do Time
Definir as responsabilidades e prazos para cada membro da equipe. As informações e a comunicação devem ser claras em cada etapa do projeto; isso vai auxiliar uma equipe a ser mais colaborativa e envolvida no projeto, gerando resultado positivo em todo o andamento do projeto.
conceituando
Estrutura enxuta
A startup necessita investir em gerenciamento de projetos, mas diferentemente das empresas tradicionais e já estabelecidas, as startups dificilmente possuem uma grande estrutura interna para absorver uma gestão que seja complexa e tradicional. E ainda, esses empreendedores nem sempre dominam as metodologias usadas no processo e contam com poucos recursos para o recrutamento de colaboradores ou para contar com consultorias específicas em cada área da empresa.
Existe uma série de metodologias novas que ajudam a manter a agilidade das startups no momento da tomada de decisão. Atualmente, ferramentas de gestão on-line estão sendo usadas numa iniciativa chamada Gestão Visual de Projeto. Esta gestão desenvolve o produto ou a ideia através de uma metodologia simples e intuitiva, e o principal, cumpre com os requisitos exigidos pela gestão de projetos tradicional.
Outra característica das startups são seu envolvimento em um ecossistema colaborativo, ou seja, uma reunião de diversas startups ou pessoas com objetivos semelhantes. Desse modo, é comum neste tipo de “ecossistema” o compartilhamento de profissionais ou escritórios especializados pela gestão de projetos, possibilitando, assim, o convívio e a busca por benefícios mútuos.
As ferramentas on-line também são recursos importantes no desenvolvimento e na gestão de projetos e caso esta utilização não seja possível, é necessário que alguém da startup ou um profissional compartilhado seja responsável por esta atividade.
Esse colaborador precisa se dedicar para garantir o bom andamento das atividades e das metas que foram estabelecidas.
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na prática
A organização inicial de uma startup pode ser feita de maneira simples, utilizando caderno ou até mesmo um quadro com post-its como lembrete do andamento da empresa. Mas, quando a empresa vai ganhando mercado, torna-se imprescindível a necessidade de gerenciar todo o andamento do projeto de maneira mais profissional.
Portanto, contratar ferramentas on-line pode ajudar muito em todo o processo da empresa.
Alguns exemplos de ferramentas on-line como: Trello, Asna e Azendoo acabam sendo uma opção indispensável.
Caro aluno, nesta aula vimos a importância do gerenciamento de projetos, como ele funciona dentro de uma startup e os resultados positivos desta aplicação.
Na próxima aula, falaremos sobre a Gestão de Pessoas no Universo das Startups.
Até mais!
Parabéns!
Aula Concluída.
Veja as referências utilizadas pelo(a) autor(a). Você pode ainda enriquecer seu aprendizado com os materiais complementares.
